محبوب ترین ها
Virtual Reality - game changing technology
by John Doe
مهارت مدیریت پروژه
مهارت های مدیریت پروژه
مدیریت پروژه چیست؟ شاید در مورد مدیریت پروژه مطالب زیادی شنیده باشید و فکر کنید فرآیندی پیچیده است. به نظر خیلی از افراد ایده مدیریت پروژه کاری دشوار است. اساساً مدیریت پروژه تصمیم گیری در مورد کاری است که شما باید انجام دهید و هم چنین اطمینان از اینکه آن کار حتماً انجام می شود بنابراین کاری ساده به نظر می رسد.
مهارت های مدیریت پروژه
در حالی که هیچ شکی نداریم که مدیریت رسمی پروژه مانع اجرای بعضی از پروژه های بزرگ در طول زمان و بودجه شده است، بیشتر پروژه ها در اکثر سازمان ها و خانه ها نیازی به صلاحیت مدیریت پروژه ندارند. با این شرایط ما توصیه می کنیم شرکت هایی که تعداد زیادی پروژه برای انجام دارند و افرادی زیادی مشغول به کار هستند به طوری که برای یک مدت زمان طولانی بعضی از اقدامات اساسی و کاملاً ساده در حال انجام می باشد فرآیند مدیریت پروژه را حتماً در برنامه کاری خود قرار دهند و از این طریق مطمئن شوند که پروژه ها به موقع تحویل داده می شوند و به نتیجه می رسند.
قوانین اساسی مدیریت پروژه
مدیریت خوب پروژه همانند مدیریت ریسک فعالیتی گروهی است. یکی از مزایای مدیریت رسمی پروژه این است که شما را وادار می کند تا افراد شایسته ای را برای اجرای پروژه ها انتخاب کنید علاوه بر این نیاز به مستندات خوبی دارد و این هم جزء مزایای خوب آن می باشد.
قوانین اساسی مدیریت پروژه
مدیریت پروژه به ما دو قانون اساسی زیر را در اختیار ما می گذارد:
- تصمیم بگیرید که چه کسی باید زودتر کار را شروع کند و آن ها را هماهنگ می کند تا در مورد هدف، نتایج موردنظر و زمان مورد نیاز برای انجام پروژه نظر بدهند و موافقت خود را اعلام کنند. این گروه باید رسماً به عنوان هیئت مدیریت پروژه مشخص شوند و مسئولیت پروژه را به عهده بگیرند.
- همه موارد را مستندسازی کنید. شما باید هدف، نتایج موردنظر، زمان موردنیاز و مسئولیت هر کار را یادداشت کنید و به طور مرتب آن ها را مرور کنید. همچنین مستندسازی همه ی مواردی که به پروژه مربوط می شود حتی تماس های غیر ضروری نیز مفید می باشد. دفترچه یادداشتی را برای یادداشت برداری از تماس های تلفنی اختصاص دهید. علاوه براین ارسال ایمیل به افرادی که با آن ها تلفنی صحبت کرده اید و به توافق رسیده اید هم می تواند مفید باشد.
بله به نظر کاری رسمی به نظر می رسد ولی شما با این کار متوجه خواهید شد که چند بار دو فرد با یک مکالمه با داشتن ایده های کاملا متفاوت با یکدیگر به توافق رسیده اند. نوشتن و به اشتراک گذاری این مطالب باعث می شود تا سوء تفاهمی پیش نیاید و به مشکل مواجه نشوید.
مستندات پروژه
مستنداتی از اسناد پروژه وجود دارد که شما باید به عنوان مدیر پروژه به طور کامل آن ها را آماده کنید. هم چنین شما باید زمان بگذارید تا مطمئن شوید که این اسناد توسط همه اعضای گروه مطالعه شده و با آن ها موافق هستند و برای اجرای آن ها آمادگی لازم را دارند. هر چقدر این فرآیند زمان بر باشد برای سرمایه گذاری ارزش دارد زیرا می تواند در آینده موجب صرفه جویی در زمان شما شود و مشکلات شما را کاهش دهد.
نمودارهای گانت و مدیریت پروژه
نمودارهای گانت و مدیریت پروژه
احتمالاً زمان زیادی برای آماده کردن نیاز دارید اما اساسی ترین آن برنامه پروژه یا خط زمانی آن است. یکی از مفیدترین فرم ها نمودارهای گانت هستند. این نمودارها به صورت بصری تنظیم می شوند:
- شامل تمام وظایفی است که باید در طول پروژه کامل شوند.
- تمام محدودیت های زمانی مانند وظایفی که قبل از سایر کارها باید انجام شوند یا انجام وظایف ویژه.
- مدت زمان احتمالی و حداکثری مربوط به هر وظیفه
- منابعی که برای انجام هر کاری اختصاص داده می شود
- مسیر حیاتی یا علمی آن مراحل کاهش نرخ، وظایفی که طول پروژه را تعریف می کنند چون نمی توان ان ها را خلاصه کرد.
در زیر نمونه ای از نمودار گانت را مشاهده خواهید کرد:
این نمودار ارتباط بین وظایف را نشان می دهد. این نمودار کمک می کند تا وظایف خود را بدانید و هم چنین مدت زمان انجام هر کدام برای شما مشخص است. به طور دقیق تعیین شده است که باید بعد از گذشت چه مدت زمان به چه میزان پیشرفتی دست یابید.
هشدار در مورد تهیه نمودار گانت و مدیریت پروژه
شما برای تهیه نمودارهای گانت نیاز به اطلاعات زیادی دارید که بعضی از آن ها بر اساس حدس و گمان تخمین زده می شوند.
هر چقدر موارد تخمینی بیشتر باشد، دقت کمتری دارد بنابراین لازم است قبل از موافقت با انجام برنامه زمان دار با اسپانسر پروژه یا هیئت مدیره پروژه تخمین های خود را چند بار مرور و بررسی کنید.
با این شرایط، اگر مجبور هستید در مورد زمان انجام کارها و محدودیت های منابع تخمین بزنید و نمودارهای گانت به شما نشان می دهند که پروژه شما سه ماه پس از تاریخ مورد نظر به اتمام رسیده است احتمالاً باید دوباره در مورد اهداف و وظایف بحث و گفتگو داشته باشید. این فرآیند مدیریت انتظار نام دارد و مانند یک برنامه ریزی خوب بعداً از وقوع مشکلات جلوگیری می کند.
وظیفه ی بعدی شما به عنوان مدیر پروژه آغاز کردن کار است. اگر برنامه ریزی داشته باشید این امر نباید کاری سخت باشد زیرا همه افراد وظایف خود را می دانند و آن را به درستی انجام می دهند. شما فقط نیاز است تا به صورت دوره ای بررسی کنید که آیا کارها به درستی و طبق برنامه پیش می رود.
به روز رسانی های منظم پروژه
شما به عنوان مدیر پروژه وظیفه دارید تا به طور منظم وظایف مدیر را به روز رسانی کنید تا مطمئن شوید که پروژه ها به درستی انجام می شوند. هم چنین باید از میزان پیشرفت پروژه گزارش تهیه کنید و به هیئت مدیر پروژه تحویل دهید و او را در جریان مشکلات پروژه قرار دهید.
لازم نیست این به روز رسانی ها رسمی باشند. آن ها می توانند به سادگی یک مکالمه تلفنی معمولی در مورد پیشرفت پروژه باشند. با این شرایط، ممکن است شما گزارش رسمی را ترجیح دهید. این بروز رسانی می تواند برای مدیران پروژه مانند یک چراغ راهنما باشد که به آن ها می گوید آیا آن ها درست کار می کنند، در معرض مشکلات هستند یا درگیر مشکلات هستند.
در جریان انجام کارها باشید و بدانید چه خبر است
شما به عنوان مدیر پروژه لازم است بدانید کارها چگونه پیش می رود و چه خبر است. پیشنهاد می شود فقط به گزارش های رسمی اکتفا نکنید زیرا ممکن است باعث گمراهی شما شوند. به محل انجام پروژه سر بزنید و با مدیران پروژه گفتگو کنید. مدیران پروژه را بشناسید و با آن ها سعی کنید رابطه خوبی داشته باشید تا در زمان بروز مشکلات به جای آخرین نفر، اولین کسی باشید که متوجه می شوید و در جریان قرار می گیرید. اگرچه شما وظیفه ندارید مشکلات همه ی افراد را حل کنید ولی با توجه به مقام و جایگاهی که دارید می توانید نقش مهمی در حل مشکلات داشته باشید و مسائل جدید را حل نمایید و میانجیگری کنید و همه این کارها نیازمند این است که شما به موقع و زود در جریان کارها قرار گیرید.
مذاکره و گفتگو در بحث مدیریت پروژه
در پایان، مدیران پروژه باید مهارت کافی برای مذاکره و گفتگو داشته باشند. شما نیاز دارید تا برای مذاکره و گفتگو در مورد هدف، ذکر خصوصیات، بودجه، فرصت ها و زمان انجام آن ها با هیئت مدیر پروژه و مدیران پروژه آمادگی داشته باشید. انعطاف پذیری، سازماندهی و توانایی اندیشه استراتژیک و تمرکز بر روی وظایف مهم از موارد کلیدی هستند.
نتیجه گیری کلی از بحث مدیریت پروژه
نتیجه گیری کلی از بحث مدیریت پروژه
اگرچه بحث مدیریت پروژه بیشتر برای مدیریت رسمی پروژه های سازمانی به کار می رود ولی شما می توانید از آن برای مدیریت و اجرای ایده های خود در سایر زمینه های زندگی نیز بهره ببرید.
بسیار دشوار و هزینه بر است این که ندانید باید چه کاری انجام شود، انجام چه کاری در اولویت قرار دارد و اینکه چه مدت زمان برای انجام کارها نیاز دارید.
0 نظر
توجه: برای اراسل نظر باید وارد حساب کاربری خود شوید
